Procedura podpisywania porozumień o współpracy, umów o współpracy, listów intencyjnych, umów konsorcjum (nie związanych z projektami) i umów o poufności (jedynie tych, które są podpisywane na szczeblu centralnym) zwanych dalej „Umowami”

1. Dział Współpracy z Administracją i Gospodarką (DWAG) udziela pomocy formalno- prawnej oraz organizacyjnej przy podpisywaniu umów.

2. DWAG przygotowuje dokument zgodnie z wymogami formalnymi i prawnymi obowiązującymi na Uczelni w oparciu o ustalenia zaproponowane przez Strony umowy.

3. Strony podpisujące umowę poprzez pracowników Uczelni przekazują do DWAG przygotowany dokument.

4. Wzory dokumentów są dostępne na stronie DWAG, w zakładce „Porozumienia o współpracy, umowy o współpracy, listy intencyjne, umowy konsorcjum, umowy o poufności” , podzakładce „Wzory do pobrania” (w języku polskim i angielskim).

5. DWAG opiniuje dokument przesłany do sprawdzenia przez Dziekana Wydziału lub Prodziekana ds. Współpracy.

6. DWAG zamieszcza informację o planowanym zawarciu umowy w Chmurze AGH na tablicy o nazwie „Planowane umowy”. Informacje o poszczególnych umowach widnieją na tablicy przez trzy dni robocze od dnia umieszczenia ich na stronie.

7. Po zaakceptowaniu dokumentu przez DWAG, koordynator umowy dostarcza do DWAG  jeden egzemplarz dokumentu podpisanego przez Dziekana Wydziału.

8. DWAG we współpracy ze Stronami ustala termin podpisania dokumentu.

9. Tryb podpisania dokumentu może mieć charakter:  a) obiegowy – wymiana dokumentów drogą tradycyjnej poczty; b) oficjalny – jednoczesne podpisanie dokumentu przez Strony.

10. Decyzję o trybie podpisania dokumentu podejmuje Prorektor ds. Współpracy.

11. Umowy podpisywane są przez Prorektora ds. Współpracy.

12. Oryginał podpisanej umowy koordynator jest zobowiązany przekazać do DWAG.

13. Archiwizację umów oraz rejestr ww. umów prowadzi DWAG.