Wymagane dokumenty

1.    Oświadczenie – na podstawie obowiązującego wzoru.

Oświadczenie winno jednoznacznie wskazywać następujące elementy:
a) Numer faktury, do której zostało wystawione. Dopuszcza się, aby jedno oświadczenie było wystawione do kilku faktur, jeżeli dokumenty księgowe powstały do jednej umowy i dotyczą tego samego zakresu badań (przypadek etapowego rozliczania pracy). W przypadku wystawienia do jednego zlecenia kilku faktur VAT o tej samej treści, rekomenduje się, aby w oświadczeniu w miejscu Tytuł, z którego przychód został uzyskany był ujęty dodatkowo zapis „cz. 1/2/3/etc.” lub „etap I, II, III etc.”.
b) Tytuł przychodu opisujący w sposób syntetyczny charakter merytoryczny zlecenia. Tytuł pracy powinien być tożsamy z nazwą towaru lub usługi znajdującą się na dokumencie księgowym. Do systemu POL-on zostaje wpisany tytuł przychodu ujęty na oświadczeniu.
c) Kwota netto usługi.
d) Rok uzyskania przychodu (z uwagi na sprawozdawczość z bieżącego roku kalendarzowego nie ma możliwości przygotowania jednego oświadczenia do dokumentów księgowych wystawionych w różnych latach realizacji zlecenia, pomimo takiego samego charakteru badań).
Oświadczenie winno być podpisane przez:
- kierownika pracy,
- kierownika jednostki organizacyjnej,
- przewodniczącego dyscypliny, w ramach której praca została zrealizowana.

W przypadku realizacji pracy w obszarze kilku dyscyplin konieczne jest określenie procentowego udziału danej dyscypliny w tym przychodzie, potwierdzone podpisami przewodniczących dyscyplin wskazanych w oświadczeniu.

2.    Faktura VAT - Jednostki organizacyjne przekazują do DWAG kserokopię każdej wystawionej i zarejestrowanej w Kwesturze AGH faktury VAT na wykonanie usługi badawczej świadczonej przez AGH w ramach Kryterium II
Jednostka organizacyjna jest również zobowiązana do dostarczenia do DWAG kserokopii dokumentów poświadczających rozliczenie faktur zaliczkowych. Sposób i termin przekazania dokumentów związanych z fakturami zaliczkowymi należy uzgadniać indywidualnie z DWAG.
W przypadku faktury korygującej wystawionej do faktury VAT konieczna jest korekta oświadczenia i dostarczenie wraz nim do DWAG kserokopii faktury korygującej.
3.    Sprawozdanie (lista) - Jednostki organizacyjne na zakończenie danego roku kalendarzowego winny dostarczyć do DWAG sprawozdanie (listę) wszystkich oświadczeń przekazanych w bieżącym roku.