Procedura postępowania przy sprawozdawczości z przychodów z usług badawczych B+R świadczonych przez AGH na zlecenie podmiotów zewnętrznych

POL-on 2.0. – procedura postępowania przy sprawozdawczości z przychodów z usług badawczych B+R świadczonych przez AGH na zlecenie podmiotów zewnętrznych, obowiązuje od 1 stycznia 2022 r.

  1. Wprowadzanie do systemu POL-on 2.0 danych dotyczących sprawozdawczości z przychodów z usług B+R wykonywanych przez AGH na zlecenie podmiotów zewnętrznych realizowane jest wyłącznie z poziomu centralnego Uczelni.
  2. Dziekan/Dyrektor jednostki organizacyjnej jest odpowiedzialny za klasyfikację pracy do ujęcia w systemie sprawozdawczym POL-on 2.0.
  3. W oparciu o zapisy Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. art. 354. pkt. 2., z których wynika, że Akademia jest zobowiązana do systematycznej i terminowej aktualizacji danych wprowadzanych do systemu POL-on 2.0., jednostki organizacyjne są zobligowane do systematycznego i terminowego przekazywania do Działu Współpracy z Administracją i Gospodarką (dalej: DWAG) wymaganych dokumentów.
  4. W przypadku etapowego rozliczania pracy, dopuszcza się przygotowanie jednego oświadczenia do kilku dokumentów księgowych, wystawionych dla każdego etapu i dostarczenie go do DWAG najpóźniej do końca października br. 
  5. Jednostki organizacyjne przekazują do DWAG Oświadczenie w sprawie określania procentowego udziału badań naukowych lub prac rozwojowych prowadzonych w ramach poszczególnych dyscyplin naukowych w przychodach z tytułu świadczonych usług badawczych na zlecenie podmiotów zewnętrznych nienależących do systemu szkolnictwa wyższego i nauki wraz z kserokopią każdej wystawionej i zarejestrowanej w Kwesturze AGH faktury VAT na wykonanie usługi badawczej świadczonej przez AGH w ramach Kryterium II.
  6. Jednostka organizacyjna jest również zobowiązana do dostarczenia do DWAG kserokopii dokumentów poświadczających rozliczenie faktur zaliczkowych. Sposób i termin przekazania dokumentów związanych z fakturami zaliczkowymi należy uzgadniać indywidualnie z DWAG.
  7. W przypadku faktury korygującej wystawionej do faktury VAT konieczna jest korekta oświadczenia i dostarczenie wraz nim do DWAG kserokopii faktury korygującej.
  8. Oświadczenie winno jednoznacznie wskazywać następujące elementy:

    1. Numer faktury, do której zostało wystawione. Dopuszcza się, aby jedno oświadczenie było wystawione do kilku faktur, jeżeli dokumenty księgowe powstały do jednej umowy i dotyczą tego samego zakresu badań (przypadek etapowego rozliczania pracy). W przypadku wystawienia do jednego zlecenia kilku faktur VAT o tej samej treści, rekomenduje się, aby w oświadczeniu w miejscu Tytuł, z którego przychód został uzyskany był ujęty dodatkowo zapis „cz. 1/2/3/etc.” lub „etap I, II, III etc.”.
    2. Tytuł przychodu opisujący w sposób syntetyczny charakter merytoryczny zlecenia. Tytuł pracy powinien być tożsamy z nazwą towaru lub usługi znajdującą się na dokumencie księgowym. Do systemu POL-on zostaje wpisany tytuł przychodu ujęty na oświadczeniu.
    3. Kwota netto usługi.
    4. Rok uzyskania przychodu (z uwagi na sprawozdawczość z bieżącego roku kalendarzowego nie ma możliwości przygotowania jednego oświadczenia do dokumentów księgowych wystawionych w różnych latach realizacji zlecenia, pomimo takiego samego charakteru badań).

  9. Oświadczenie winno być podpisane przez kierownika pracy, kierownika jednostki organizacyjnej oraz przewodniczącego dyscypliny, w ramach której praca została zrealizowana. W przypadku realizacji pracy w obszarze kilku dyscyplin konieczne jest określenie procentowego udziału danej dyscypliny w tym przychodzie, potwierdzone podpisami przewodniczących dyscyplin wskazanych w oświadczeniu. Oświadczenia wraz z kserokopią faktur VAT wystawionych w grudniu należy dostarczyć do DWAG w terminie wskazanym w Zarządzeniu Rektora w sprawie terminów przekazania do Kwestury dokumentów finansowych dotyczących bieżącego roku, niezbędnych do terminowego sporządzenia sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego oraz sprawozdania finansowego Uczelni za dany rok
  10. Jednostki organizacyjne na zakończenie danego roku kalendarzowego winny dostarczyć do DWAG sprawozdanie (listę) wszystkich oświadczeń przekazanych w bieżącym roku.
  11. Jednostka Organizacyjna sporządzająca dokumenty zobowiązana jest do ich poprawnego przygotowania oraz zebrania kompletu niezbędnych podpisów.
  12. Nieprawidłowo przygotowane lub niekompletne dokumenty zostaną odesłane do jednostki organizacyjnej w celu ich poprawy.

Wzory dokumentów:

Ø  Załącznik nr 1 – Oświadczenie w sprawie określania procentowego udziału badań naukowych lub prac rozwojowych prowadzonych w ramach poszczególnych dyscyplin naukowych w przychodach z tytułu świadczonych usług badawczych na zlecenie podmiotów zewnętrznych nienależących do systemu szkolnictwa wyższego i nauki.

Kontakt:
mgr inż. Marlena Tomsia
e-mail: mtomsia@agh.edu.pl, tel.: +48 12 617 57 27, C-1, II p., pok. 213